Doanh nghiệp
Doanh nghiệp không nên đợi tranh chấp mới thu thập chứng cứ
Trong bối cảnh giao dịch logistics ngày càng sử dụng nhiều nền tảng số, việc quản trị và lưu trữ chứng cứ điện tử cần được thực hiện ngay từ khi giao dịch bắt đầu, không nên đợi tranh chấp mới thu thập chứng cứ.
Ngày 26/8, tại TP.HCM, Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP.HCM (ITPC) phối hợp với Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) tổ chức Hội nghị Quản trị pháp lý doanh nghiệp TP.HCM 2026 – lĩnh vực Logistics, với chủ đề “Chuyển đổi số trong giao dịch logistics – Ứng dụng mô hình lai trong giai đoạn chuyển tiếp”.
Hội nghị thu hút hơn 200 đại biểu là đại diện các doanh nghiệp logistics, luật sư và chuyên gia trong lĩnh vực.
Chứng cứ cần được quản trị ngay từ đầu
Tại phiên thảo luận về các rủi ro và vấn đề đặc thù trong tranh chấp giao dịch logistics thời đại số, luật sư Nguyễn Thị Hồng Ngân cho biết, một giao dịch logistics hiện có thể bao gồm nhiều dạng trao đổi dữ liệu số như email báo giá, Zalo/WhatsApp, platform log, eBL, eDO...
Theo luật sư Nguyễn Thị Hồng Ngân, việc ứng dụng nhiều nền tảng giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong trao đổi, xử lý công việc, nhưng đồng thời cũng đặt ra yêu cầu kiểm soát chặt chẽ nguồn dữ liệu và giá trị chứng cứ.
“Doanh nghiệp không nên đợi tranh chấp mới bắt đầu thu thập và xử lý chứng cứ”, luật sư Nguyễn Thị Hồng Ngân nhấn mạnh.
Theo nữ luật sư, doanh nghiệp cần chủ động thiết lập cơ chế quản trị và lưu trữ chứng cứ điện tử ngay từ khi giao dịch bắt đầu; xác định rõ kênh trao đổi chính thức, người có thẩm quyền xác nhận hoặc thay đổi thông tin, đồng thời lưu giữ đầy đủ lịch sử giao dịch, nhật ký truy cập và các phiên bản chứng từ liên quan.
Để ứng dụng công nghệ an toàn, luật sư khuyến nghị doanh nghiệp có thể thực hiện các bước báo giá qua nền tảng số, ứng dụng điện tử, nhưng các quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên cần được đưa vào hợp đồng với đầy đủ thông tin và xác nhận.
Ở phương diện tranh chấp, luật sư Nguyễn Thị Hồng Ngân cho biết, việc chứng cứ điện tử bị phủ nhận giá trị hoặc khó thu thập chứng cứ xuyên biên giới là những vấn đề khá phổ biến trong quá trình giải quyết tranh chấp logistics tại tòa án hoặc trọng tài.
Tại hội nghị, luật sư Trương Công Hồng cũng phân tích các tình huống thực tiễn liên quan đến việc ứng dụng chứng từ điện tử và hệ quả của mô hình giao dịch lai.
Theo luật sư Trương Công Hồng, việc sử dụng bản scan chứng từ có thể tạo ra rủi ro. Chẳng hạn, chủ hàng gửi bản scan vận đơn cho bên mua trước khi hoàn tất thanh toán có thể tạo ra một “mắt xích yếu”, bởi bản scan có thể bị sao chép, chỉnh sửa và sử dụng để làm giả chứng từ, dẫn đến hàng hóa được giao trong khi chủ hàng chưa nhận được thanh toán.
Từ những tình huống trên, luật sư Trương Công Hồng cho rằng việc kết hợp chứng từ giấy với dữ liệu điện tử có thể tạo ra những điểm đứt gãy trong giao dịch.
Vì vậy, mô hình lai cần được thiết kế đi cùng thứ tự ưu tiên chứng từ, cơ chế xác thực và phân quyền, nhằm hạn chế tranh chấp về tính xác thực, quyền kiểm soát và trách nhiệm của các bên.
Vẫn còn trạng thái “Số trong – Giấy ngoài”
Bà Hồ Thị Quyên – Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP.HCM cho biết, ngành logistics Việt Nam đang tăng trưởng nhanh với hơn 34.000 doanh nghiệp, đóng góp khoảng 4,5-5% GDP cả nước. Tuy nhiên, chi phí logistics vẫn ở mức khoảng 16% GDP, cao hơn đáng kể so với các nước phát triển.
Theo bà Hồ Thị Quyên, trong giai đoạn 2025-2035, chiến lược phát triển logistics tập trung tăng cường chuyển đổi số, hướng tới giảm chi phí logistics xuống 12-15% GDP.
Đánh giá về mô hình giao dịch lai, bà Hồ Thị Quyên cho rằng tỷ lệ doanh nghiệp áp dụng hình thức này đang ở mức cao. Luật Giao dịch điện tử đã tạo cơ sở pháp lý cho thông điệp dữ liệu, song không phải mọi tệp tin hay email đều có giá trị pháp lý như nhau.
“Rủi ro chủ yếu phát sinh khi một giao dịch tồn tại nhiều phiên bản nhưng thiếu quy định về thứ tự ưu tiên, thẩm quyền xác nhận, thời điểm chốt và cơ chế lưu trữ”, bà Hồ Thị Quyên nói.
Theo Phó Giám đốc ITPC, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế kiểm soát dữ liệu và lộ trình số hóa nhằm giảm tranh chấp, tăng khả năng kiểm chứng và bảo đảm an toàn trong giao dịch.
PGS TS Phạm Duy Nghĩa – Phó Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam nhận định khi yếu tố số hóa đi sâu vào hoạt động kinh doanh, đầu tư, quá trình giải quyết tranh chấp cũng trở nên phức tạp hơn.
Trong lĩnh vực logistics, việc sử dụng đồng thời hợp đồng giấy, nền tảng điện tử, email, lệnh vận chuyển điện tử... có thể phát sinh tranh chấp về giá trị pháp lý, tính xác thực và thứ tự ưu tiên của tài liệu.
Đặc biệt, khi tranh chấp được giải quyết tại cơ quan tài phán, vấn đề không chỉ nằm ở việc dữ liệu có tồn tại hay không mà còn ở khả năng chứng minh nguồn gốc, tính toàn vẹn và quá trình hình thành dữ liệu điện tử.
PGS TS Phạm Duy Nghĩa nhấn mạnh chuyển đổi số cần đi cùng quản trị dữ liệu, quy định rõ thứ tự ưu tiên của chứng từ và điều khoản hợp đồng về việc xác lập, lưu trữ, sử dụng chứng cứ điện tử.
Ông Ngô Khắc Lễ, Trọng tài viên Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam nhận định doanh nghiệp logistics Việt Nam hiện chủ yếu ở trạng thái “Số trong – Giấy ngoài”, do cả yếu tố pháp lý, thói quen và sự thiếu đồng bộ giữa các đối tác.
“Vấn đề không nằm ở việc chuyển đổi số hay chưa mà nằm ở việc các bên có đủ tin cậy để giao dịch qua nền tảng số hay không”, ông Ngô Khắc Lễ nói.
Ông khuyến nghị doanh nghiệp chuyển đổi theo lộ trình từ nội bộ, mở rộng sang các đối tác thân quen rồi tiến tới giao dịch xuyên biên giới, đồng thời gắn việc chuyển giao dữ liệu với quyền và nghĩa vụ của các bên để hạn chế rủi ro, tranh chấp.