Các cuộc họp không cần thiết khiến các công ty lớn tiêu tốn 100 triệu USD mỗi năm

Nghiên cứu trên được thực hiện bởi Steven Rogelberg - Giáo sư khoa học tổ chức, tâm lý học và quản lý tại Đại học Bắc Carolina. Rogelberg đã khảo sát 632 nhân viên thuộc 20 ngành nghề xem xét lịch làm việc hàng tuần và đánh giá thời gian họ thực sự dành cho các cuộc họp, những gì họ nhận được từ việc họp hành và cách họ phản hồi các lời mời họp. 

Kết quả cho thấy, các nhân viên dành trung bình khoảng 18 giờ một tuần cho các cuộc họp và họ chỉ từ chối 14% lời mời. Những người được hỏi cho biết họ đáng ra không cần thiết phải có mặt trong 30% các cuộc họp mà họ đã tham dự. Việc miễn cưỡng đến các cuộc họp không có chủ đề gây lãng phí khoảng 25.000 USD/năm cho mỗi nhân viên và dự kiến lên tới 101 triệu USD/năm cho bất kỳ tổ chức nào có hơn 5.000 nhân viên.

Theo giáo sư Rogelberg, nhiều người không dám từ chối lời mời họp vì không ai muốn làm mất lòng cấp trên. Hầu hết các nhà quản lý không nói chuyện với nhân viên của họ về cách thức và thời điểm có thể từ chối các cuộc họp, một phần vì họ thường là những người dẫn dắt buổi họp và họ thích cảm giác kiểm soát mọi thứ. Cuộc khảo sát cho thấy phụ nữ lo ngại hơn nam giới về việc từ chối các cuộc họp vì sợ ảnh hưởng đến công việc sau này.

Betsy Peters, Phó Chủ tịch Chiến lược sản phẩm và tiếp thị tại Riva, một nhà cung cấp phần mềm dữ liệu doanh thu cho lĩnh vực dịch vụ tài chính, cho biết: “Cá nhân tôi, có những ngày và đôi khi là những tuần, các cuộc họp chiếm hết thời gian của tôi”. 

Khi đại dịch ập đến và các công nhân phải làm việc từ xa, Peters đã yêu cầu Rogelberg nói chuyện với hơn 100 nhân viên của Riva để giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn. Kể từ đó, họ đã thu gọn danh sách những người phải tham gia và cũng rút ngắn tất cả các cuộc họp để mọi người có thể tiết kiệm thời gian.

Tuy nhiên, rất ít công ty làm được điều này. Nghiên cứu trước đó của Rogelberg đã phát hiện ra rằng các cuộc họp được quản lý kém có thể ảnh hưởng đến sự tham gia của nhân viên và thậm chí thúc đẩy ý định bỏ việc của họ. Tình trạng hỗn loạn của các cuộc họp trở nên tồi tệ hơn trong thời kỳ đại dịch do chuyển sang làm việc từ xa. 

Dữ liệu từ Microsoft dựa trên hàng nghìn người dùng phần mềm tại nơi làm việc của họ cho thấy thời gian dành cho các cuộc họp đã tăng hơn 3 lần kể từ tháng 2/2020 và số lượng các cuộc họp hàng tuần đã tăng hơn gấp đôi. Các cuộc họp online đó “có xu hướng đòi hỏi nhiều hơn về mặt nhận thức, dễ bị phân tâm hơn và kém hiệu quả hơn theo nhiều cách so với các cuộc họp trực tiếp”, một nhóm các nhà nghiên cứu kết luận trong một khảo sát về cách các mô hình giao tiếp thay đổi sau các đợt đóng cửa do đại dịch.

Rogelberg cho biết: “Các nhà quản lý, những người dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp khoảng 20% so với nhân viên bình thường, cần phải thận trọng hơn trong việc gọi điện cho nhân viên và thẳng thắn hơn về việc để mọi người từ chối họ. Các cuộc họp nên được đóng khung như một tập hợp các câu hỏi cần được trả lời, không phải là một tập hợp các chủ đề. Nếu bạn không thể nghĩ ra bất kỳ câu hỏi nào, bạn không nên tham gia cuộc họp”.

Theo dữ liệu từ Microsoft, số cuộc họp từ chối bị từ chối đã tăng 84% trong năm qua. Nhưng điều đó có thể là do các cuộc họp chồng chéo đã tăng 46% trong cùng thời kỳ.